La pianificazione di un evento di successo, piccolo o grande che sia, può essere complicata se non si seguono gli step giusti. Anche solo programmare e definire i dettagli di un piccolo incontro che coinvolga poche persone può già essere una bella sfida. Tuttavia, seguendo i 7 consigli che vi proporremo in questo articolo, perfino l’organizzazione di un evento gigantesco risulterà meno ardua e, sicuramente, si rivelerà un grande successo.
Iniziare il prima possibile
La regola d’oro per organizzare un evento di successo è iniziare il prima possibile. Se si tratta di un evento di dimensioni notevoli (oltre 500 partecipanti), è realistico iniziare a pianificare l’organizzazione con almeno quattro o addirittura sei mesi di anticipo. Per eventi più piccoli, si può iniziare un mese prima. Preparandosi in anticipo, si avranno maggiori possibilità di gestire con tranquillità eventuali inconvenienti e contrattempi.
Stabilire un budget
Anche la definizione del budget disponibile per l’organizzazione deve avvenire con notevole anticipo, seppure in modo approssimativo e provvisorio.
Il budget deve includere per tutti gli eventi, anche i più piccoli, la previsione delle spese per:
– Location
– Ristorazione
– Decorazione
Nella previsione delle risorse da spendere, almeno un 20% deve essere destinato alle spese imponderabili per tutelarsi dagli imprevisti.
Fare attenzione alla data
Se si tratta di una ricorrenza (compleanno, anniversario), la data dell’evento è imposta e le scelte organizzative vi si devono necessariamente adeguare. Nel caso in cui, invece, si tratti di un evento da definire ex novo si ha abbastanza flessibilità per decidere la data.
Nella maggior parte dei casi è consigliabile evitare i periodi di vacanza scolastica, in quanto l’affitto delle camere (per personale, ospiti, intrattenitori, oratori) è generalmente più costoso. Si deve, inoltre, prestare attenzione ai giorni festivi e alle festività religiose e controllare le date con relatori e gli ospiti principali per verificarne la disponibilità.
Come scegliere la location ideale
La scelta del luogo giusto è, probabilmente, l’aspetto più difficile dell’organizzazione di un evento.
Ecco a cosa prestare attenzione per individuare la sala ideale:
– Dimensioni in base al numero di partecipanti
– Posizione
– Parcheggio,
– Accessibilità
– Acustica
La tabella di marcia
Una volta stimato il budget e stabilita la data dell’evento, si può predisporre la tabella di marcia per l’organizzazione.
Il programma dell’evento dovrebbe coprire:
– Luogo
– Logistica
– Gestione della ristorazione (scegliere la torta, se si tratta di un compleanno)
– Relatori e professionisti, animatori
Fare una lista dei partecipanti
L’elenco, in cui evidenziare le adesioni, man mano che si ricevono è il cardine su cui imbastire l’intera organizzazione.
Vale, soprattutto, per le feste piccole e ancora di più per quelle che si sceglie di ospitare in casa propria.
Su grandi numeri, una decina di defezioni non incidono sul successo di un qualsiasi evento. Se si tratta, invece, di poche decine di partecipanti, l’assenza di molti ospiti vanificherebbe tutti gli sforzi fatti decretando l’insuccesso dell’evento.
Scegliere un omaggio personalizzato per gli ospiti
Scegliere di omaggiare gli ospiti dell’evento è un atto di cortesia per ringraziare i convenuti per la partecipazione. Una delle caratteristiche che l’oggetto con cui si decide di omaggiare i propri ospiti deve necessariamente avere è la personalizzazione.
Un dono personalizzato, direttamente riconducibile all’evento, sarà un ricordo gradito per chi vi ha partecipato e, nel caso di manifestazioni importanti, anche uno strumento promozionale. Le borracce personalizzabili di www.maxilia.it sono un esempio di regalo utile e simpatico per gli ospiti di un evento di successo.